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GPC - Software gestionale protezione civile



GPC nasce in seno ai Gruppi di Volontariato di Protezione Civile del Comune di Venezia con l’obiettivo di diventare l'assistente software ideale per la gestione della vita e delle attività dei Volontari.

Esso consente di stilare i resoconti delle attività svolte (report) al fine di effettuare statistiche periodiche, ma permette anche di programmare attività future tramite la compilazione di calendari ai quali i Volontari possono pre-registrarsi tramite il portale Web o rispondendo ai messaggi SMS.
L’applicativo, infatti, possiede un potente sistema di notifiche ai Volontari tramite SMS e canali Social ed è in grado di elaborare le risposte riducendo notevolmente i tempi di allertamento.

GPC è dotato di stumenti per tenere traccia della formazione del personale, ovvero di gestire i corsi e le tipologie e le partecipazioni dei volontari, anche in ottica di ottemperare a quanto previsto dal Dlgs 81/2008.

GPC è attivo presso il Comune di Venezia fin dal 2004 e da allora ha fatto molta strada, arricchendosi di molte funzionalità sino ad arrivare a proporsi al mercato come il "software gestionale" di riferimento per il mondo del volontariato di Protezione Civile.

 
Gestione anagrafica volontari
 

Anagrafica volontari


Il vero cuore di GPC è la gestione delle anagrafiche dei volontari, la quale consente l’inserimento e la gestione delle informazioni collegate al volontario iscritto a un Gruppo di Protezione Civile. La scheda anagrafica contiene numerose informazioni, tra le quali: generalità del volontario, stato di servizio, indirizzi, ruoli ricoperti, settore/nucleo di appartenenza, numeri telefonici, competenze acquisite, corsi frequentati. Ciascun volontario può accedere a GPC per verificare i propri dati e aggiornarne alcuni (ad es. indirizzi, recapiti telefonici, indirizzi e-mail).
GPC consente inoltre la gestione di più Gruppi di Protezione Civile associabili a un unico Ente, ad esempio Comune o Regione. L’Ente di competenza può quindi gestire i Gruppi e i Volontari ad esso associati e visualizzare utili statistiche di sintesi raggruppando i dati al proprio livello amministrativo.
 
Anagrafica mezzi/materiali
 

Anagrafica mezzi/materiali


Grazie al modulo di gestione dei mezzi e dei materiali, è possibile associare a un intervento i vari mezzi e/o materiali utilizzati durante l'attività. Nel tempo sarà così possibile disporre di statistiche di utilizzo utili anche a livello di Ente, sia per elaborazioni statistiche che per l’eventuale ri-approvvigionamento.
Ai mezzi possono essere associati oltre che la descrizione dettagliata, anche la tipologia, la targa e impostate le scadenze amministrative. In particolare quest'ultime informazioni si rivelano molto utili quando il numero dei mezzi gestiti è particolarmente elevato: il manutentore dispone quindi di un valido supporto per  tenere sott’occhio la situazione ed evitare sgradevoli inadempienze.
L'utilizzo di mezzi e materiali può essere incluso nei Rapporti di Intervento consentendo operazioni di analisi e statistiche del loro impiego.
 
Report di attività/intervento (formato PDF)
 

Report di attività/intervento


GPC è fornito di un modulo per la creazione guidata dei report di attività: con pochissimi passaggi è possibile inserire la tipologia, il luogo, i volontari che hanno partecipato e mezzi e materiali utilizzati. Data la natura "web" dell’applicativo, tali resoconti possono essere inseriti da ogni luogo senza la necessità per i volontari di recarsi alla base operativa al termine della attività. Una volta inseriti, i report sono salvati per sempre su server dedicato e possono essere visualizzati in un archivio dedicato. Le informazioni contenute nei report consentono, nel tempo, di poter disporre di una gamma di statistiche utili a comprendere l’attività del Gruppo, dei volontari e dei mezzi / materiali utilizzati.  
Calendario attività
 

Calendario attività


Oltre a consentire la gestione dei rapporti di attività, GPC permette di effettuare una mirata pianificazione delle attività da svolgersi. Un utile Calendario che mostra le attività in programma è visibile ai volontari abilitati: questi possono accedervi attraverso le proprie credenziali ed "iscriversi" all'attività scelta.
Le attività programmate saranno poi "confermate"mediante l’inserimento del report di attività, il quale ha la funzione di confermare le presenze dei volontari e l’effettivo impego di mezzi e materiali.
Il calendario può essere visualizzato nella forma classica Mese/Settimana/Giornata oppure in forma di griglia esponendo in essa le informazioni utili e consentendo di individuare più puntualmente ciò che si sta cercando mediante opportuni filtri; è altresì possibile esportare i dati inseriti nei formati utilizzati dai comuni software di office automation.
 
Gestione corsi di formazione D.Lgs.81/2008
 

Formazione Dlgs 81/2008


Il modulo per la gestione della formazione consente il censimento dei corsi e dei volontari che vi partecipano: in questo modo è possibile archiviare l'attività di formazione anche ai sensi della vigente normativa: infatti anche i volontari di Protezione Civile sono assoggettabili al D.Lgs. 81/2008 ed è necessario tenere traccia delle formazione e delle competenze acquisite.
Più in generale, è molto utile alle strutture dirigenti dei Gruppi poter disporre di un profilo completo delle competenze dei volontari e delle conoscenze acquisite mediante la partecipazione ai corsi.
 
Gestione documentale
 

Gestione documentale


Ogni Gruppo dispone di una propria area per l'archiviazione e la condivisione di documenti liberamente gestibile e consultabile dai volontari. Tale area può essere utilizzata, per esempio, per condividere le procedure operative standard all’interno del Gruppo.
E' inoltre disponibile un’area completamente pubblica, ovvero un portale unificato per tutti i Gruppi di volontari, la quale di norma è gestita dall’Ente amministrativo, ad esempio il Comune cui i gruppi appartengono per gestione amministrativa. Tipicamente in quest’area possono trovare collocazione il Regolamento comunale o i Piani di emergenza comunali e/o territoriali.  
Allerta SMS
 

Allerta SMS


Questo modulo permette l’invio guidato di SMS di allerta, consentendo la selezione dei volontari destinatari del messaggio, attraverso alcuni utili filtri, ad es. gli appartenenti a un settore/nucleo specialistico, gli iscritti a una certa attività, tutti gli operativi. Il modulo prevede la gestione intelligente delle risposte: infatti, rispondendo con un dato codice, ogni volontario può iscriversi ad una certa attività oppure dare una risposta affermativa alla richiesta di partecipazione, consentendo così al Gruppo tempi allertamento molto rapidi.
Il modulo ha anche funzione di re-sender: inviando a GPC un sms codificato, l’applicativo può inoltrarlo automaticamente a gruppi predefiniti di volontari, consentendo l’allertamento veloce degli stessi anche se non si dispone di un computer connesso ad internet.  
Report statistiche volontari (formato PDF)
 

Statistiche attività/interventi


GPC dispone di una serie di output statistici di base, ai quali è possibile affiancarne altri su richiesta.
Nella versione base è possibile effettuare statiche su ore lavorate per volontario, per Gruppo e per ente amministrativo.
E' inoltre possibile effettuare richieste statistiche per tipologia di attività e sui corsi effettuati.
Tutti gli output statistici possono essere esportati in vari formati, ad es. Excel, PDF, Word.  


 
GPC - Gestionale protezione civile
 

Caratteristiche di GPC

 
  • Interfaccia web semplice ed intuitiva
  • Possibilità di inserire contenuti e news (CMS)
  • Gestione del Calendario delle Attività
  • Accesso riservato ai singoli Volontari, con possibilità di iscriversi alle attività
  • Inserimento assistito dei Rapporti di Intervento e delle Attività
  • Anagrafica Gruppi Protezione Civile
  • Anagrafica Volontari
  • Anagrafica Settori e Nuclei
  • Anagrafica Mezzi e Materiali
  • Gestione Corsi di Formazione a norma Dlgs. 81/2008
  • Archivio storico delle Attività e dei relativi Rapporti
  • Gestione documentale
  • Allertamento dei volontari tramite SMS automatizzati
  • Gestione dei messaggi SMS di risposta
  • Funzionalità SMS re-sender con inoltro dei messaggi basato su regole
  • Gestione dei buoni pasto
  • Gestione dei ruoli di accesso
  • Funzioni amministrative delegabili all’Ente competente
  • Esportazioni e stampe esportabili nei più diffusi formati (Excel, Word, PDF, ecc.)