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Come condividere files con Dropbox

Pubblicato il 27/04/2016


Eccoci alla seconda parte dell'argomento Dropbox. Nella prima parte abbiamo visto a cosa serve, come funziona e come installarlo sui nostri device, siano essi pc o tablet o smartphone.

Analizziamo adesso una funzionalità che torna molto utile quando si lavora in più persone ad un progetto condiviso o quando si ha la necessità di rendere disponibile un certo quantitativo di documenti ad una certa cerchia di amici, o soci di un club o di un'associazione.

Una volta creata la cartella che si intende condividere ed eventualmente già inserito in essa i file oggetto della condivisione, è necessario cliccare con il tasto destro del mouse sul nome della cartella e selezionare la voce "Condividi" a sinistra della quale appare l'iconcina della scatola di Dropbox.




La finestra che appare richiede pochi input, ma è necessario prestare attenzione ad un paio di cose: 
  1. la casellina di spunta "Consenti agli editor di gestire i ruoli dei membri di questa cartella", se lasciata attiva, consente appunto a tutti i membri di aggiungere (o eliminare) gli altri membri, tranne il proprietario, ovvero chi ha creato la condivisione, in questo caso tu. Se non vuoi che gli altri partecipanti alla condivisione combinino dei pasticci con i membri è preferibile togliere la spunta.
     
  2. l'opzione "può modificare" associata a ciascun membro può essere disattivata (ovvero posta in "può visualizzare") solo nella versione a pagamento. Questo significa che - nella versione gratuita di Dropbox - qualunque altro membro del team che ha accesso alla cartella condivisa può aggiungere e modificare, ma anche eliminare!, i files in essa contenuti.

Puoi aggiungere i membri inserendo la loro email di riferimento, ovvero quella con la quale si sono iscritti al servizio Dropbox e infine inviare loro l'invito alla condivisione, eventualmente inserendo un messaggio creato per l'occasione. Per accedere alla condivisione, gli altri membri dovranno accettare l'invito, avvenuto il quale riceverai un'email di notifica. Gli inviti non accettati rimarranno in sospeso e potranno essere eventualmente eliminati manualmente.
 

Attenzione: le condivisioni Dropbox divorano spazio!


Una nota importante riguarda la quota di occupazione dello spazio disponibile: quando un utente accetta l'invito ad una condivisione e ne diventa quindi membro, il suo spazio disponibile viene subito occupato dai files contenuti nella condivisione appena accettata: ad esempio se il mio spazio disponibile è 2 Gb e accetto l'invito di condividere una cartella su cui un amico ha caricato video per 700Mb, il mio spazio disponibile scende subito a 1,3Gb. Occhio quindi a condividere grosse moli di dati con utenti Dropbox che dispongono di poco spazio: leggi più sotto come aumentare gratis lo spazio del tuo Dropbox.
 

Recuperare file eliminati da parte di altri membri


Come già visto nell'altro articolo già citato, c'è la possibilità di rimediare alle eliminazioni più o meno involontarie. Se sei il proprietario della cartella condivisa e qualche membro inesperto o distratto elimina un file (o una cartella) contenuto in essa, accedi a Dropbox.com con il tuo account e vai sulla cartella "File eliminati"; da qui puoi recuperare le cancellazioni e... farti offrire una birra!
 

Limitazioni e protezione dei dati nelle condivisioni


Un limite, non poi così fastidioso, delle condivisioni è che non si possono condividere ulteriormente con altri membri cartelle che si trovano all'interno di una cartella condivisa. Ad esempio: non puoi condividere con Mario la cartella "Foto" che si trova dentro alla cartella "Agosto" se quest'ultima l'avevi già condivisa in precedenza con Antonio.

Altra cosa da sapere è la seguente: se due membri di una condivisione modificano contemporaneamente lo stesso file (condiviso), Dropbox proteggerà il lavoro di entrambi salvando entrambe le modifiche su due files separati (non farà cioè "merging").


Come aumentare il proprio spazio Dropbox gratuitamente


Dropbox mette a disposizione un'interessante promozione: se inviti un amico ad iscriversi al servizio, una volta che il tuo amico ha completato la procedura di iscrizione ed installazione, entrambi otterrete 500Mb di spazio disponibile in più. Per sempre. Non male, no?

Per procedere con l'invito, vai su Dropbox.com (online), clicca sul tuo nome in alto a destra e seleziona la voce di menu "Impostazioni". Nella pagina che apparirà, seleziona la linguetta "Account" e utilizza il pulsante "Invita un amico". Oppure puoi usare il link che ti viene suggerito poco sotto.
Puoi aggiungere quanti amici vuoi, selezionandoli anche dai tuoi contatti GMail, tuttavia Dropbox ti concederà al massimo fino a 16Gb, che non è proprio poco...

 


AUTORE DEL POST

Nicola Busetto

Nicola Busetto

C.E.O., Project Leader, Analyst, E-commerce Project Manager, GUI Architect, ASP scripting, Website and Database designer, Yoga teacher